A TISZÁNTÚLI REFORMÁTUS EGYHÁZKERÜLETI ÉS KOLLÉGIUMI LEVÉLTÁR

KUTATÁSI SZABÁLYZATA

I. Általános előírások

l.§. Jelen kutatási szabályzat 1995. évi LXVI. törvény - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről -, a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 44-46 §-a, a közgyűjteményekben folytatható kutatások egyes kérdéseiről szóló 118/1989. (XI.22) MT. sz. rendelet, valamint az 1992. évi LXIII. törvény (a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) vonatkozó részei alapján készült.

2.§. A kutatási szabályzat vonatkozik

az egyházkerületi, az egyházmegyei levéltárak és az egyházmegyei fióklevéltárak kezelésében levő iratanyagra

az egyházközségek levél és irattáraira

az egyházi intézmények, gyűjtemények levéltáraira

egyházi személyek levéltáraira és azokra az egyházi provinenciájú iratokra, melyeket letétként vagy az egyházi anyakönyvek esetében mikrofilmen az állami levéltárak őríznek.

II. A kutatás engedélyezése

3.§. A 2.§. a-c. pontjaiban szereplő intézményeknél a levéltárat fenntartó egyházi hatóság közgyűlésének határozata alapján választott és a felettes egyházi hatóság által megbízott levéltárigazgató vagy levéltáros adhat kutatási engedélyt. Az engedélyezéshez az e célra rendszeresített nyomtatványt kell kitölteni.

4.§. Az engedély vonatkozik mindazon iratokra, melyek

az 1995.évi LXVI. törvény IV. fejezet 22.§-a alapján keletkeztek és

kutatásukra korlátozás nem áll fenn

a keletkezését követően nyilvánosságra hozott levéltári anyag, korlátozás nélkül kutatható.

5.§. Az egyházközségek levéltáraiban őrzött iratokban a kutatást, az illetékes egyházhatóság lelkészi elnöke hozzájárulása alapján, - a fenti szabályok betartásával - a szolgálatot ellátó lelkész engedélyezi, hivatali helyiségben végzendő kutatásra. Egyházközségi levéltári iratanyagot csak a Tiszántúli Református Egyházkerületi Levéltárnak kölcsönözhet. Amennyiben a kutató valamely más kölcsönzésre jogosult gyűjteménynél szeretne kutatni, a levéltári anyag kikölcsönzéséhez külön egyházhatósági engedélyre van szükség.

6.§. A kutatás naptári évét megelőző 15 éven belül keletkezett, illetve annál régebbi, de tárgya miatt korlátozás alatt álló levéltári anyag/dokumentum kutatását az egyházkerületi levéltárigazgató, vitás esetekben pedig az egyházkerület püspöke teszi lehetővé.

7.§. A kutatási engedély megtagadása esetén szintén az egyházkerület püspökéhez lehet fellebbezni.

8.§. Az állami levéltárakban letétként őrzött iratok kutatására az őrző levéltár vezetője ad engedélyt, a vonatkozó korlátozások figyelembevételével. Az engedélyt másolatban meg kell küldeni az egyházkerületi hatóság által választott levéltárigazgatónak, aki erről a püspököt tájékoztatja. Ha a letéti szerződés másként nem rendelkezik, annak szellemében kell eljárni.

9.§. Az egyházközségek anyakönyvi mikrofilmjeiben történő kutatás a 9.§. alapján engedélyezhető.

1O.§. Kutatási engedélyt kaphat, aki

18.életévét betöltötte

kötelezi magát a levéltári anyag kutatási szabályainak betartására

az általa igényelt, a kutatás tárgyára vonatkozó levéltári anyag tanulmányozásához szükséges ismeretekkel rendelkezik

a levéltári anyag kérőlap, őrjegy kitöltésével kérhető

11.§. A kutatási engedélyt véglegesen vagy időlegesen vissza kell vonni attól a kutatótól, aki a levéltárból iratanyagot tulajdonít el, szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja, a kiadott anyag rendjét önkényesen megváltoztatja, vagy a levéltári anyag felhasználására vonatkozó kikötéseket és személyiségi jogokat megsérti. A kutatási engedély visszavonásáról a levéltárigazgató dönt.

III. Kutatási korlátozások

12.§. Az 1995.évi LXVI. törvény IV. fejezet 22.§-a alapján keletkezett iratok kivételesen csak akkor kutathatók, ha a kutatáshoz az egyházkerületi, egyházmegyei vagy az egyházmegyei intézmények levéltárait fenntartó hatóság elnöke hozzájárult. A megindokolt kérelmet - a kutató kérésére - a levéltár vezetőjének, illetőleg egyházközségi levéltár esetében a lelkésznek kell előterjeszteni.

13.§. Tárgyuk alapján az 1995.évi LXVI törvény IV. fejezet 22.§.-a szerint keletkezett iratok közül kutatási korlátozás alá esnek, és csak a 7.§.-ban meghatározott engedély esetében kutathatók a következők:

időhatár megjelölése nélkül a „titkos" minősítésű dokumentumok

lezárt letétek. A levéltárban elhelyező egyházi hatóság vagy személy által megszabott feltételekkel.

az 1895.október 1. után keletkezett anyakönyvek

a keletkezésük évét követő 7o év elteltéig az egyházi bírósági ügyiratok

az 1995.évi LXVI. törvény IV. fejezet 22.§.-a

        -a külállamokkal létesített kapcsolatokra vonatkozó iratok

  •         -a világi személyek iratai
  •  
  •         -a papság személyi ügyei, az egyházi szolgálattevők által  
  •          nyilvánosságra hozott adatok, kimutatások kivételével,
  •          a levéltárigazgató által meghatározott iratok (restaurálásra 
  •          szoruló vagy kutatásra még nem érett, fóliázatlan iratok.)
  • Korlátozás esetén a nem magyar állampolgárságú kutatónál a Külügyminisztérium engedélye is szükséges, melynek beszerzését - a levéltáros kezdeményezésére - az egyházkerületi, egyházmegyei vagy egyéb egyházi intézmény vezetőjének kell intézni.

    IV. Az iratanyag reprodukálása

    14.§. Kutatási korlátozás alatt nem álló iratokról másolatot (xerox, mikrofilm, fotómásolat) igény szerint csak akkor készíthető, ha a kutatás engedélyezője ehhez előzetesen hozzájárult.

    15.§. Ha az állami vagy önkormányzati levéltár mikrofilm vagy xerox formájában másolatot őriz, mely letétként vagy közös egyezmény alapján került az állami levéltárhoz, ez az illető levéltár szabályai szerint kutatható, az anyakönyvek esetében az illető egyházi levéltárnak bejelentési kötelezettséggel tartozik. Ha a másolt anyag kutatási korlátozás alá esik, külön is kérni kell az egyházi hatóság engedélyét.

    V. A kutatás helye

    16.§. Az iratanyag használata számára az egyházkerületi, egyházmegyei levéltárakban megfelelő helyet kell biztosítani a szükséges előírások szerint (pl. világítás, higiéniai követelmények)

    17.§. A kutatóhely nyitvatartási idejét, előzetes bejelentkezés igénye esetén a levéltáros nevét, telefonszámát nyilvánosságra kell hozni.

    18.§. A levéltáros feladata a kutatók ellátásában

    -megadja mindazon felvilágosítást, mely a munka megkezdéséhez és a folyamatos kutatáshoz szükséges

    -gondoskodik az iratanyaggal való ellátásról

    -gondoskodik arról, hogy a kutatómunkát senki ne zavarja

    -felel a kutató számára kiadott iratanyagért, a kutatásra kért levéltári anyagról köteles kimutatást vagy őrjegyet kiállítani

    -a kutatás befejezése után az iratanyagot helyére tenni és azt az  űrlapon kézjegyével ellátni

    -nyilvántartja a használt iratanyagot

    -statisztikát készít a kutatók számáról és a kutatási esetekről, és arról jelentést tesz évente felügyelő és tanácsadó hatóságának

    19.§. Az egyházközségi levéltárakban történő kutatás esetén az egyházkerületi levéltárnak időszakonként (félévenként, de évenként mindenképpen) a lelkipásztornak jelentést kell tenni.

    VI. A levéltári anyag kölcsönzése

    2O.§. Az iratanyagot - hivatalos használatra - a következő célokra lehet kölcsönözni:

    -másolás, reprodukálás

    -kutatás (kutatásra felhalmozott egyházi vagy állami gyűjteményhez, helyben nem)

    -hatósági felhasználás (pl.: egyházi bírósági ügyeknél, kárpótlásnál)

    -kiállítás

    21.§. Kölcsönzés esetén (a 21.§. szerintiekben) az illetékes levéltárhoz minden esetben írásbeli kérelemmel kell fordulni.

    22.§. A korlátozás alá nem tartozó iratanyag kölcsönzését a levéltárigazgató engedélyezi. Magánszemélynek levéltári iratot kölcsönözni nem lehet. A kölcsönzött iratanyagot nyilván kell tartani. Kutatásra levéltári anyag kölcsönzése a levéltár székhelyén levő más gyűjteményhez nem lehetséges.

    VII. Vegyes rendelkezések

    23.§. A másolás, reprodukálás csak helyben, az illetékes levéltáros által történik, azért a kutatónak díjat kell fizetni, viszont a levéltári anyag használata ingyenes. Másolás esetén figyelembe kell venni az iratanyag állapotát, a rongálódás veszélyeit. Amennyiben a kutató a reprodukálást más helyen szeretné elvégezni, azt csak a levéltár kiküldött munkatársa jelenlétében teheti. A levéltári anyag elszállítását, a reprodukálási időt és a visszaszállítás költségét a kutató fedezi.

    24.§. A kutató az iratanyag felhasználása és az adatok publikálása során köteles tiszteletben tartani az 1992. évi LXIII. törvény személyi adatok védelmére vonatkozó előírását, és a szerzői jog védelmére vonatkozó törvényeket.

    25.§. Megjelent munkája egy példányát a kutató megküldi a levéltár könyvtára részére. Ha megfelelő különlenyomattal nem rendelkezik, a vonatkozó pontos bibliográfiai adatokat közli.