Jelentés a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár 2017. évi szakfelügyelői ellenőrzéséről

A fenntartó Egyházkerület jogi képviselője:
Dr. Fekete Károly püspök
(Tiszántúli Református Egyházkerület Püspöki Hivatala, 4026 Debrecen, Kálvin tér 17.)

A látogatás helyszíne:
a levéltár épülete, 4026 Debrecen, Füvészkert u. 2.

Jelen voltak:
Dr. Szabadi István levéltár-igazgató és Dr. Lakatos Andor szakfelügyelő.

A látogatás időpontja:
2017. július 6.

Az ellenőrzés fő témája:
a kutatószolgálat szabályszerű működése, a szükséges nyilvántartások megléte, a kutatók számára biztosított körülmények és szolgáltatások vizsgálata a vonatkozó jogszabályi előírások alapján:

  • 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (a továbbiakban: Ltv.)
  • 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről (a továbbiakban: R.)

1.) Teljesültek-e az Ltv. 30. § (2) bek. a) pontjának előírásai, mely szerint a nyilvános magánlevéltár „levéltári anyagának jegyzékét – nyilvántartás céljából – a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja”?
A fondjegyzéket nyilvántartási célból régebben beküldték, de az utóbbi években nem frissítették. A jegyzék információs tartalma egyébként az interneten is elérhető, külön menüpontban publikálták az intézmény honlapján (leveltar.drk.hu), s ez a tartalom az egyházi levéltárak közös „Arca” adatbázisában is böngészhető (http://arca.melte.hu/index.php/ tiszantuli-reformatus-egyhazkeruleti-es-kollegiumi-leveltar).
Értékelés, javaslatok: a törvényi előírás a fondjegyzék korábbi beküldésével teljesült. Az elmúlt évek fejleményeinek eredményeképpen a jegyzék kutatási segédletként történő használata az interneten több helyütt is lehetséges. Amennyiben a beküldött fondjegyzék információs tartalma az évek során jelentős mértékben kiegészült-módosult, a jegyzék aktuális állapotát nyomtatott, aláírással hitelesített formában is el kell juttatni a központi levéltári nyilvántartás számára.

2.) Rendelkezik-e a levéltár érvényes, a fenntartó által jóváhagyott és a kutatók számára is megismerhető kutatási szabályzattal? Közzétették-e a kutatási szabályzatot a levéltár internetes honlapján?
A levéltár jelenleg is érvényes kutatási szabályzata 2002. július 21-én kelt, a fenntartó képviseletében Dr. Bölcskei Gusztáv püspök hagyta jóvá 2002. október 25-én. A négy oldalas szabályzat hét fő részből áll, másolatát 1. sz. alatt mellékeljük. Főbb részei-pontjai: I. Általános előírások (1-2.§); II. A kutatás engedélyezése (3-11.§); III. Kutatási korlátozások (12-13.§); IV. Az iratanyag reprodukálása (14-15.§); V. A kutatás helye (16-19.§); VI. A levéltári anyag kölcsönzése (20-22.§), VII. Vegyes rendelkezések (23-25.§).
A szabályzat nyomtatott változatban a helyszínen, a levéltár kutatószobájában érhető el a kutatók számára, emellett szövege az intézmény honlapján (leveltar.drk.hu) is olvasható az Ismertető/ Kutatási szabályzat menüpontban. Hasonló módon, a helyszínen és a honlapon is elérhető a levéltár Másolási szabályzata, mely kiegészíti a kutatási szabályzat tartalmát, illetve közli a kapcsolódó szolgáltatások módját, valamint azok aktuális díjait (ld. 2. szám alatt mellékelve).
Értékelés, javaslatok: a levéltár rendelkezik a törvényben előírt kutatási szabályzattal, melynek tartalma a kutatók számára könnyen elérhető-megismerhető. A szabályzat szövegét bizonyos időközönként érdemes felülvizsgálni, és szükség esetén kiegészíteni. Mivel a jelenleg is érvényes szabályzat már 15 éves, véleményünk szerint ezt a „revíziót” a 2010-es években módosult jogszabályi környezet és az időközben változó kutatási szokások is indokolhatják.

3.) Hogyan szabályozta a fenntartó a levéltár nyitva tartásának idejét? Elegendő-e az itt meghatározott időtartam a felmerülő kutatási igények kiszolgálására?
A levéltár hétfőtől csütörtökig 8.50-15.00 óra között (egy órás ebédszünetekkel), és pénteken délelőtt 8.50-12.20 óra között van nyitva a kutatók számára. Az intézmény tehát valamennyi munkanapon elérhető, a levéltárosok tapasztalatai szerint az említett nyitvatartási idő-mód elegendő a kutatási igények kiszolgálására.
Az intézmény honlapján olvasható tájékoztatóban az anyakönyvi kutatások esetében előzetes bejelentkezést kérnek a kutatóktól telefonon vagy facebook-üzenetben, ennek oka a nagyobb érdeklődés, mely a három kutatói számítógépet érinti, emiatt ui. szerencsésebb a kutatóforgalmat előre beosztani.
Értékelés, javaslatok: Az intézményre évtizedek óta jelentős, kiemelkedő kutatóforgalom jellemző, ehhez a folyamatos igényhez igazították a levéltár nyitva tartását is, törekedve a felmerülő igények teljesítésére.

4.) Teljesülnek-e a R. 41.§ (2) bekezdésében foglalt követelmények, mely szerint „A levéltár a levéltári anyagot, annak nyilvántartása, tudományos igényű rendszerezése és tájékoztatási célú segédletek készítése útján kutatásra alkalmassá teszi, külön helyiségben (a továbbiakban: kutatóterem) ingyenesen a kutatók rendelkezésére bocsátja, és lehetőséget teremt arra, hogy a kutató a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethessen”?
A levéltár állományának szinte teljes egészéről rendelkezésre állnak nyomtatásban kiadott segédletek, melyek közül a mindennapos használat szempontjából a legfontosabb A Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár fondjainak és állagainak jegyzéke, szerk. Szabadi István, Debrecen, 2000. Ez a közel 600 oldalas kiadvány raktári egységenként közöl információkat az iratanyagról, vagyis az átlagos fond- és állagjegyzéknél jóval részletesebb, repertórium-jellegű segédlet. A kiadványokon kívül kéziratos segédletek, lajstromok, mutatók is készültek-készülnek, a kutatók által gyakrabban használt iratállományok esetében darabszintű segédletekkel rendelkeznek.
A kutatás célszerűen kialakított, levéltáros által felügyelt, külön kutatóteremben lehetséges az intézmény Füvészkert u. 2. szám alatti, új épületének első emeletén. A közel 30 m2 alapterületű, tágas teremben hat kutató számára alakítottak ki helyet, a munkát megfelelő eszközök (mikrofilmolvasó, számítógépek, internet-hozzáférés) és egy kis kézikönyvtár is segíti. A helyszínen végzett kutatás, vagyis a levéltári anyag-, a segédletek- és a kutatótermi eszközök használata ingyenes. A kutatóterem külön bejáratú, a közlekedő-folyosóról nyílik, de oldalról egy levéltáros munkaszobával-irodával szomszédos, s a terület biztonsági kamerával is felszerelt. (A kutatóteremről készített fényképeket 3. sz. alatt mellékeljük.) Digitális- és fénymásolatok megrendelése, készítése a levéltárosok közreműködésével lehetséges, ennek módjáról és árairól a már említett Másolási szabályzat tájékoztat.
Értékelés, javaslatok: a rendelkezésre álló segédletek hatékonyan segítik a kutatásokat. A kutatóteremmel kapcsolatos törvényi előírások teljesülnek, az intézmény korszerű feltételeket biztosít a kutatómunkához.

5.) Milyen formában érhetők el az iratanyag kutatását lehetővé tévő levéltári segédletek?
1992-2016 között 23 nyomtatott kiadványa jelent meg az intézménynek, melyek zöme forráskiadványként, adattárként, ill. bizonyos esetekben konkrét levéltári segédletként (ld. fond- és állagjegyzék) segíti a levéltár állományának használatát, felfedezését.
A levéltár legfontosabb kutatási segédlete a már említett fond- és állagjegyzék (valójában a raktári egységek szintjén tájékoztató repertórium), melynek tartalma az intézmény honlapján is elérhető.
A gyakrabban keresett iratállományokhoz készült darabszintű lajstromok és mutatók kéziratos formában, a kutatóteremben használhatók.
A fondok és állagok adatai az egyházi levéltárak közös adatbázisában (arca.melte.hu) is szerepelnek (az egyes állományrészekre vonatkozó segédletek felsorolásával), ez a rendszer a nemzetközi levéltári szabványoknak is megfelelő megjelenést (adat-struktúrát), és közös keresőfelületet is biztosít a levéltár számára.
Értékelés, javaslatok: a jövőbeni kutatások szempontjából egyre nagyobb jelentősége lesz a digitális formában, lehetőleg adatbázis alapon működő levéltári segédleteknek és a nagyobb, közös kereső rendszereknek. A levéltár az elmúlt években ezen a területen is fejlődött, s a kiadványok és a kéziratos, helyi segédletek mellett ebben is előre lépett.

6.) Milyen kutatószolgálati nyilvántartásokat vezet a levéltár?
A kutatók nyilvántartására egy „Kutatási kérelem” elnevezésű nyomtatványt használnak, ezen rögzítik a kutatók személyes azonosító adatait (név, lakcím), ill. a kutatások tárgyát-évkörét. A levéltár igazgatója a kérelem alapján állítja ki a kutatási engedélyt (másolatukat ld. 4-5. sz. alatt mellékelve).
A kutatási esetek nyilvántartására a kutatónapló szolgál, melyet folyamatosan vezetnek. Ebben a kutatási eset sorszáma, dátuma mellett a kutató neve, a kutatási engedély száma és a kutatott iratanyag megnevezése (raktári egység megnevezésével), majd az iratok átvételét igazoló kutatói aláírás rovatai szerepelnek. A kutatónapló oldalainak alján összesítő rovatok is találhatók a mozgatott levéltári raktári egységekről. (Ld. 6. sz. alatt mellékelve.)
A kutatni kívánt anyagokról a kutatók kérőlapot töltenek ki, a kutatott iratok forgalma így kutatónként is jól áttekinthető (kiadás-átvétel aláírásával, dátumával). A digitális másolatok megrendelésére külön formanyomtatványokat alkalmaznak az anyakönyvi- és egyéb másolatok esetében. (Ld. 7-9. sz. alatt mellékelve.)
Értékelés, javaslatok: a gondosan vezetett nyilvántartások segítségével a kutatás teljes folyamata, a kutatók, a kutatási esetek, a kutatott témák és a használt levéltári anyagok egyaránt jól áttekinthetők. A látogatójegyek esetében a közlevéltárakban a Ltv. 22.§ (2-3) alapján a kutatók természetes személyazonosító adatait és lakcímét tartják nyilván kötelezően, ezen kívül egyéb adatszolgáltatás is kérhető, önkéntes jelleggel. A Debrecenben jelenleg használatos Kutatási kérelem ehhez képest nem tartalmazza a kutatók születési adatait és személyi azonosító okmányuk számát, a néven kívül csak lakcímet (állandó lakcím, v. postacím, telefonszám) kér. Amennyiben a kutatók biztonságosabb azonosítása fontos lehet, javasoljuk a személyazonosító adatok körének bővítését.

7.) Évente mennyi a regisztrált kutatók, a tényleges kutatási esetek és a megrendelt másolatok száma a levéltárban? Milyen tendenciát mutatnak ezek az adatok az elmúlt öt évben?
Az elmúlt öt évről a levéltár kutatói statisztikájából (Kulturális Statisztika) kapott adatok a következők:

Év: 2012 2013 2014 2015 2016
Kutató (fő): 161 156 113 84 150
Kutatási eset
(db):
552 561 390 214 486
Másolatok
(db):
232 360 298 244 434
Év Kutató (fő) Kutatási eset (db) Másolatok (db)
2012 161 552 232
2013 156 561 360
2014 113 390 298
2015 84 214 244
2016 150 486 434

A kutatók létszáma évente általában meghaladja a 150-et, a kutatási esetek száma kb. 500-550 között mozog. Az elmúlt öt év fenti táblázatának adataiban a 2014-2015-ben tapasztalható eltérés, a forgalom csökkenésének oka a levéltár költözése volt, emiatt az állomány egy ideig csak korlátozottan volt kutatható-elérhető.
A kutatói statisztikában nem szerepel az írásos megkeresésre történő kutatás, a levéltár ilyen adatszolgáltatást is végez kb. havi 4-5 alkalommal.
Értékelés, javaslatok: a kutatási esetek száma alapján az intézmény hosszú távon is mindenképpen a legkutatottabb egyházi levéltárak közé sorolható, ahol a kutatók jelenléte-munkája folyamatos, és a kutatószolgálat komoly feladatot, rendszeres teendőket jelent a levéltár munkatársai számára.

8.) Biztosít-e valamilyen online kutatási lehetőséget a levéltár?
Az intézmény digitalizált anyakönyvi képfelvételei (a Tiszántúli Református Egyházkerület gyülekezeteinek 1895 előtti anyakönyvi anyaga) és a lelkészi adatbázis lokálisan kutatható a kutatóterem három számítógépén. Emellett 2017. június 1-jétől az egyik számítógépen elérhetővé vált a Magyar Nemzeti Levéltár anyakönyvi kutatói szolgáltatása (1895 előtti, magyarországi felekezeti anyakönyvek mikrofilm-felvételeinek digitalizált anyaga).
A jövőben tervezik a levéltár saját digitális képanyagainak (egyházkerületi anyakönyvek, diáknévsorok) online szolgáltatását is.
Értékelés, javaslatok: a levéltár az elmúlt években jelentős mennyiségű digitális tartalmat hozott létre, mely technikailag akár online is szolgáltatható. A források kiválasztása a kutatók körében meghatározó család- és helytörténeti érdeklődés figyelembevételével történt, a tartalom így minden bizonnyal a jövőben is nagy érdeklődésre tarthat számot. A távolból is elérhető e-kutatás szolgáltatás – az elmúlt évek tapasztalatai alapján – várhatóan jelentős mértékben megnövelné a kutatóforgalmat és a publikált források kutatásának intenzitását, s ugyanakkor csökkentené a helyben, a kutatószobában történő kutatások számát.

Az ellenőrzés fő témáján kívüli, egyéb közlendők-változások (az előző, 2013. évi szakfelügyelői jelentés óta)

A Debreceni Református Kollégium felújítási munkálatai, annak ütemezése miatt a levéltár 2014. júliusa és 2015. júniusa között három alkalommal volt kénytelen költözni. Végleges helyét a Füvészkert u. 2. szám alatti épület első emeletén 2015. nyarán foglalta el, az iratok rendezett, használható állapotban a helyükre kerültek, így 2015. szeptember elsején megnyitották a kutatószolgálatot.
Körülményeik lényegesen javultak: míg korábban a raktárak a DRK épületében szétszórtan helyezkedtek el, ma egy folyosóról nyílnak. A kutatószoba és a feldolgozó immár egymástól elkülönül, lehetőség nyílt igazgatói iroda kialakítására is. Modern klímarendszer került kiépítésre, és általában elmondható, hogy a levéltári rendeletnek minden szempontból megfelel az intézmény működése. Helyiségei: 2 iroda és 1 kutatószoba (70 m2). 3 raktár (I. 104 m2; II. 152 m2; III. 38 m2; Össz.: 294 m2 ). A raktárhelyiségek galériásak, 4,8 m hasznos belmagassággal
Értékelés, javaslatok: a levéltári raktárakra korábban jellemző széttagoltság és zsúfoltság megszűnt, a költözés az intézmény egyesítésének igényével, az egységes elhelyezés-kezelés jegyében történt. Az új épület korszerű feltételeket-körülményeket biztosít a levéltár működéséhez és a levéltárosok munkájához.

  • 1. sz. melléklet: a levéltár kutatási szabályzatának másolata (4 o.)
  • 2. sz. melléklet: a levéltár másolási szabályzata (2 o.)
  • 3. sz. melléklet: képek a kutatóteremről (1 o.)
  • 4. sz. melléklet: kutatási kérelem űrlapjának másolata (1 o.)
  • 5. sz. melléklet: kutatási engedély űrlapjának másolata (1 o.)
  • 6. sz. melléklet: a kutatónapló egy oldalának másolata (1 o.)
  • 7. sz. melléklet: kutatói kérőlap űrlapjának másolata (1 o.)
  • 8. sz. melléklet: digitális másolat megrendelő lap anyakönyvek esetében (1 o.)
  • 9. sz. melléklet: digitális másolat megrendelő lap (1 o.)

Letöltés

Az alábbi gombra kattintva letöltheti az eredeti szakfelügyelői jelentés szkennelt változatát.

Letöltés