Alapító okirat 

I. Bevezető rendelkezések

Az 1557 óta működő Tiszántúli Református Egyházkerület levéltári anyagának őrzésére 1769-ben hozta létre hivatalos levéltárát, s nevezte ki első levéltárnokát. Az 1538 óta működő Debreceni Református Kollégiumban a 18. század közepén különítették el a levéltári anyagot, a kollégiumi levéltárat 1952-ben csatolták az egyházkerületi levéltárhoz.

A Tiszántúli Református Egyházkerület a Tiszántúli Református Egyházkerület és Debreceni Református Kollégium Levéltára (továbbiakban: Levéltár) részére

• a lelkiismereti és vallásszabadságról, valamint az egyházakról szóló 1990. évi IV. törvény,
• a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény,
• valamint a Magyarországi Református Egyház alkotmányáról és kormányzatáról szóló 1994. évi II. törvény alapján az alábbi alapító okiratot adja ki.

II.

1. Az intézmény neve:

Tiszántúli Református Egyházkerület és Debreceni Református Kollégium Levéltára
Az intézmény neve német nyelven:
Archiv des Reformierten Kirchendistrikts jenseits der Theiß und des Reformierten Kollegiums von Debrecen
Az intézmény neve angol nyelven:
Archives of Transtibiscan Reformed Church District and Debrecen Reformed College
Az intézmény rövidített megnevezése:
TtREL

2. Alapításának éve:

1769

3. Az intézmény fenntartója:

Tiszántúli Református Egyházkerület (4026 Debrecen, Kálvin tér 17.)

4. Az intézmény székhelye:

4026 Debrecen, Kálvin tér 16.

5. Az intézmény jogállása:

a lelkiismereti és vallásszabadságról, valamint az egyházakról szóló 1990. évi IV. törvény 17. § (1) bekezdése, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a Magyarországi Református Egyház alkotmányáról és kormányzatáról szóló 1994. évi II. törvény 4. § szerinti egyházi jogi személy.
Nyilvános magánlevéltár. Nyilvános magánlevéltárként történt nyilvántartásba vételének száma: V.C.5.

6. Az intézmény tevékenységei:

A Levéltár alaptevékenysége a maradandó értékű irattári anyag rendszeres átvétele, az egyéb levéltári gyűjtemények felkutatása, gyűjtése, megőrzése, nyilvántartása. A levéltári anyagok rendszerezése, kutatásra alkalmassá tétele, kutató- és ügyfélszolgálat működtetése.

7.1. A Levéltár illetékes az egyházkerület területén működött és működő

• a) egyházkerületi, egyházmegyei és egyházközségi szintű igazgatási, bírósági szervek;
• b) egyházkerületi, egyházmegyei, egyházközségi felső-, közép- és alsófokú oktatási intézmények, köztük a Debreceni Református Kollégium tagintézményei;
• c) egyházkerületi, egyházmegyei és egyházközségi szintű gazdasági szervezetek;
• d) egyházkerületi, egyházmegyei és egyházközségi szintű egészségügyi és szociális-jóléti intézmények és intézetek, valamint
• e) egyházkerületi, egyházmegyei és egyházközségi szintű egyesületek, testületek, általuk vagy javukra létrehozott alapítványok levéltári anyagának átvételére.

7.2. A Levéltár gyűjti

• a) az illetékességi területén élt vagy ott jelentős szerepet játszott, illetőleg más, a területtel kapcsolatos jelentős személyek, családok levéltári anyagát;
• b) az illetékességi területén keletkezett, vagy arra vonatkozó egyes maradandó értékű iratokat, kép- és hangfelvételeket.

7.3. A levéltári anyag védelme és használatának elősegítése érdekében a Levéltár

• a) nyilvántartja az illetékességi körébe tartozó szerveket és azok levéltári anyagát;
• b) közreműködik az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak véleményezésében
• c) ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének rendjét és irattári selejtezését;
• d) részt vesz az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelőinek szakmai továbbképzésében
• e) átveszi, illetőleg gyűjti (vásárolja), ajándékként vagy letétként elfogadja az illetékességi, illetőleg gyűjtőkörébe tartozó levéltári anyagot;
• f) gondoskodik az őrizetében lévő levéltári anyag biztonságos őrzéséről, szakszerű kezeléséről, restaurálásáról, biztonsági célú lemásolásáról, illetve hang- és egyéb elektronikus rögzítéssel, valamint fototechnikai úton előállított levéltári anyagnak a szükségeshez képest rendszeres felújításáról.
• g) elősegíti az őrizetében lévő levéltári anyag használatát az anyag tudományos igényű rendszerezése, rendezése, selejtezése, valamint segédletek készítése és azok közzététele útján;
• h) nyilvántartja az őrizetében lévő levéltári anyagot meghatározott nyilvántartások készítése és folyamatos vezetése útján;
• i) tudományos kutatásokat végez a tudományoknak - elsősorban a történettudománynak és a levéltártudománynak - a levéltári anyag védelmét és használatát elősegítő ágaiban, s ennek eredményeit közzéteszi;
• j) adatszolgáltatást nyújt az egyházigazgatás és a közigazgatás szervei számára, felvilágosítást ad az őrizetében lévő levéltári anyagról, a levéltár honlapján elektronikus információs szolgáltatást nyújt, adatbázisokat épít
• k) hiteles másolatot és tartalmi kivonatot ad ki az őrizetében lévő levéltári anyagból;
• l) biztosítja az őrizetében lévő levéltári anyagban való kutatás feltételeit;
• m) közművelődési munkát végez, illetőleg azt az őrizetében lévő levéltári anyag felhasználásával támogatja;
• n) reprodukciót készít az őrizetében lévő levéltári anyagról, vagy ilyennek készítését engedélyezi;
• o) kölcsönzi az őrizetében lévő levéltári anyagot;
• p) kiadványcserét folytat;
• q) közreműködik a személyi tulajdonban lévő maradandó értékű levéltári anyag felderítésében, védetté nyilvánításában, és felügyeletet gyakorol a védetté nyilvánított levéltári anyag felett;
• r) végzi a jogszabályok alapján hatáskörébe utalt egyéb feladatokat.

7.4. Nem nyilvános szakkönyvtárat tart fenn

A Levéltár vállalkozási tevékenységet nem folytat, kisegítő tevékenység nincs.

8. Az intézmény gyűjtőköre:

A Levéltár illetékessége a Tiszántúli Református Egyházkerület igazgatási területére terjed ki.

9. Az intézmény vezetője:

A Levéltár munkáját az igazgató irányítja, akit pályázat alapján a Tiszántúli Református Egyházkerület elnöksége nevez ki. Feladata a Levéltár képviselete, az intézményben folyó munka szervezése, irányítása és ellenőrzése, a munkáltatói jogok gyakorlása. Kötelezettségvállalási és utalványozási jogkörét a fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül gyakorolja. Az intézmény szervezeti működési szabályzatának kiadásához vagy módosításához, köteles a fenntartó egyházkerület elnökségének jóváhagyását beszerezni.
Az igazgató felett a munkáltatói jogkört a munkaviszony létesítés, megszüntetés, és kinevezés tekintetében az Egyházkerület Elnöksége, az egyéb munkáltatói jogokat vele kapcsolatban a püspök gyakorolja.

10. Az intézmény gazdálkodási jogköre:

A Levéltár a Tiszántúli Református Egyházkerület és a Debreceni Református Kollégium többi intézményével együtt közös adószámmal, pénzintézeti számlaszámmal működik, ugyanakkor önálló költségvetéssel rendelkezik.
Az intézmény költségvetését a fenntartó egyházkerület hagyja jóvá. A jóváhagyott költségvetés keretén belül az intézmény önállóan gazdálkodik. A gazdálkodással összefüggő jogosítványokat az igazgató gyakorolja.

11. Az intézmény működését szolgáló vagyon:

A fenntartó ingyenesen biztosítja az ingatlan-nyilvántartásba a Debreceni Református Kollégium tulajdonaként bejegyzett, debreceni 8324 hrsz.-ú ingatlan – más egyházkerületi fenntartású intézményekkel közös – használatát.
Az ingatlan a Tiszántúli Református Egyházkerület és Debreceni Református Kollégium vagyonaként van nyilvántartva.
Az ingatlan felett – a mindenkor hatályos állami és egyházi jogszabályok keretei között – a fenntartó jogosult rendelkezni.
A Levéltár leltárában nyilvántartott vagyontárgyakkal való gazdálkodásra és azok selejtezésére – a fenntartó által megszabott keretek között – az intézmény jogosult.

12. A Levéltár és a kerületi gyűjtemények kapcsolata

A fenntartó az egyházkerület könyvtárát, levéltárát és múzeumát a kerületi gyűjtemények keretében működteti. A kerületi gyűjteményi igazgató fogja össze a gyűjteményi ágazatok munkáját, és képviseli azokat a Tiszántúli Református Egyházkerület közgyűlésén és az Országos Református Gyűjteményi Tanácsban. A Levéltár igazgatója beszámolási kötelezettséggel tartozik a kerületi gyűjteményi igazgatónak, és az intézmény költségvetését is köteles a gyűjteményi igazgatóval egyeztetni.

13. Az intézmény felügyeleti szerve:

a Tiszántúli Református Egyházkerület elnöksége

14. Az intézményre vonatkozó jogszabályok:

A jelen alapító okiratban nem szabályozott kérdésekben a hatályos állami és egyházi jogszabályokat így elsősorban a lelkiismereti és vallásszabadságról, valamint az egyházakról szóló 1990. évi IV. törvény, az egyházak hitéleti és közcélú tevékenységének anyagi feltételeiről szóló 1997. évi CXXIV. törvény, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a fenntartó Tiszántúli Református Egyházkerület rendelkezéseit kell alkalmazni.

III.

Jelen alapító okiratot a Tiszántúli Református Egyházkerület Tanácsa 8/2007. 02. 22. sz. határozatával elfogadta, és felhatalmazta az egyházkerület elnökségét a határozat aláírására és kiadására. Az alapító okirat az elfogadás napján lép hatályba.

Debrecen, 2007. február 22. napján