Online kutatási rendszerünk 3 napig ingyen kipróbálható!
Köszönöm, most csak böngészek
A fenntartó Egyházkerület jogi képviselője:
Dr. Fekete Károly püspök
(Tiszántúli Református Egyházkerület Püspöki Hivatala, 4026 Debrecen, Kálvin tér 17.)
A látogatás helyszíne:
a levéltár épülete, 4026 Debrecen, Füvészkert u. 2.
Jelen voltak:
Dr. Szabadi István levéltár-igazgató és Dr. Lakatos Andor szakfelügyelő.
A látogatás időpontja:
2017. július 6.
Az ellenőrzés fő témája:
a kutatószolgálat szabályszerű működése, a szükséges nyilvántartások megléte, a kutatók számára biztosított körülmények és szolgáltatások vizsgálata a vonatkozó jogszabályi előírások alapján:
1.) Teljesültek-e az Ltv. 30. § (2) bek. a) pontjának előírásai, mely szerint a nyilvános magánlevéltár „levéltári anyagának jegyzékét – nyilvántartás céljából – a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja”?
A fondjegyzéket nyilvántartási célból régebben beküldték, de az utóbbi években nem frissítették. A jegyzék információs tartalma egyébként az interneten is elérhető, külön menüpontban publikálták az intézmény honlapján (leveltar.drk.hu), s ez a tartalom az egyházi levéltárak közös „Arca” adatbázisában is böngészhető (http://arca.melte.hu/index.php/ tiszantuli-reformatus-egyhazkeruleti-es-kollegiumi-leveltar).
Értékelés, javaslatok: a törvényi előírás a fondjegyzék korábbi beküldésével teljesült. Az elmúlt évek fejleményeinek eredményeképpen a jegyzék kutatási segédletként történő használata az interneten több helyütt is lehetséges. Amennyiben a beküldött fondjegyzék információs tartalma az évek során jelentős mértékben kiegészült-módosult, a jegyzék aktuális állapotát nyomtatott, aláírással hitelesített formában is el kell juttatni a központi levéltári nyilvántartás számára.
2.) Rendelkezik-e a levéltár érvényes, a fenntartó által jóváhagyott és a kutatók számára is megismerhető kutatási szabályzattal? Közzétették-e a kutatási szabályzatot a levéltár internetes honlapján?
A levéltár jelenleg is érvényes kutatási szabályzata 2002. július 21-én kelt, a fenntartó képviseletében Dr. Bölcskei Gusztáv püspök hagyta jóvá 2002. október 25-én. A négy oldalas szabályzat hét fő részből áll, másolatát 1. sz. alatt mellékeljük. Főbb részei-pontjai: I. Általános előírások (1-2.§); II. A kutatás engedélyezése (3-11.§); III. Kutatási korlátozások (12-13.§); IV. Az iratanyag reprodukálása (14-15.§); V. A kutatás helye (16-19.§); VI. A levéltári anyag kölcsönzése (20-22.§), VII. Vegyes rendelkezések (23-25.§).
A szabályzat nyomtatott változatban a helyszínen, a levéltár kutatószobájában érhető el a kutatók számára, emellett szövege az intézmény honlapján (leveltar.drk.hu) is olvasható az Ismertető/ Kutatási szabályzat menüpontban. Hasonló módon, a helyszínen és a honlapon is elérhető a levéltár Másolási szabályzata, mely kiegészíti a kutatási szabályzat tartalmát, illetve közli a kapcsolódó szolgáltatások módját, valamint azok aktuális díjait (ld. 2. szám alatt mellékelve).
Értékelés, javaslatok: a levéltár rendelkezik a törvényben előírt kutatási szabályzattal, melynek tartalma a kutatók számára könnyen elérhető-megismerhető. A szabályzat szövegét bizonyos időközönként érdemes felülvizsgálni, és szükség esetén kiegészíteni. Mivel a jelenleg is érvényes szabályzat már 15 éves, véleményünk szerint ezt a „revíziót” a 2010-es években módosult jogszabályi környezet és az időközben változó kutatási szokások is indokolhatják.
3.) Hogyan szabályozta a fenntartó a levéltár nyitva tartásának idejét? Elegendő-e az itt meghatározott időtartam a felmerülő kutatási igények kiszolgálására?
A levéltár hétfőtől csütörtökig 8.50-15.00 óra között (egy órás ebédszünetekkel), és pénteken délelőtt 8.50-12.20 óra között van nyitva a kutatók számára. Az intézmény tehát valamennyi munkanapon elérhető, a levéltárosok tapasztalatai szerint az említett nyitvatartási idő-mód elegendő a kutatási igények kiszolgálására.
Az intézmény honlapján olvasható tájékoztatóban az anyakönyvi kutatások esetében előzetes bejelentkezést kérnek a kutatóktól telefonon vagy facebook-üzenetben, ennek oka a nagyobb érdeklődés, mely a három kutatói számítógépet érinti, emiatt ui. szerencsésebb a kutatóforgalmat előre beosztani.
Értékelés, javaslatok: Az intézményre évtizedek óta jelentős, kiemelkedő kutatóforgalom jellemző, ehhez a folyamatos igényhez igazították a levéltár nyitva tartását is, törekedve a felmerülő igények teljesítésére.
4.) Teljesülnek-e a R. 41.§ (2) bekezdésében foglalt követelmények, mely szerint „A levéltár a levéltári anyagot, annak nyilvántartása, tudományos igényű rendszerezése és tájékoztatási célú segédletek készítése útján kutatásra alkalmassá teszi, külön helyiségben (a továbbiakban: kutatóterem) ingyenesen a kutatók rendelkezésére bocsátja, és lehetőséget teremt arra, hogy a kutató a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethessen”?
A levéltár állományának szinte teljes egészéről rendelkezésre állnak nyomtatásban kiadott segédletek, melyek közül a mindennapos használat szempontjából a legfontosabb A Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár fondjainak és állagainak jegyzéke, szerk. Szabadi István, Debrecen, 2000. Ez a közel 600 oldalas kiadvány raktári egységenként közöl információkat az iratanyagról, vagyis az átlagos fond- és állagjegyzéknél jóval részletesebb, repertórium-jellegű segédlet. A kiadványokon kívül kéziratos segédletek, lajstromok, mutatók is készültek-készülnek, a kutatók által gyakrabban használt iratállományok esetében darabszintű segédletekkel rendelkeznek.
A kutatás célszerűen kialakított, levéltáros által felügyelt, külön kutatóteremben lehetséges az intézmény Füvészkert u. 2. szám alatti, új épületének első emeletén. A közel 30 m2 alapterületű, tágas teremben hat kutató számára alakítottak ki helyet, a munkát megfelelő eszközök (mikrofilmolvasó, számítógépek, internet-hozzáférés) és egy kis kézikönyvtár is segíti. A helyszínen végzett kutatás, vagyis a levéltári anyag-, a segédletek- és a kutatótermi eszközök használata ingyenes. A kutatóterem külön bejáratú, a közlekedő-folyosóról nyílik, de oldalról egy levéltáros munkaszobával-irodával szomszédos, s a terület biztonsági kamerával is felszerelt. (A kutatóteremről készített fényképeket 3. sz. alatt mellékeljük.) Digitális- és fénymásolatok megrendelése, készítése a levéltárosok közreműködésével lehetséges, ennek módjáról és árairól a már említett Másolási szabályzat tájékoztat.
Értékelés, javaslatok: a rendelkezésre álló segédletek hatékonyan segítik a kutatásokat. A kutatóteremmel kapcsolatos törvényi előírások teljesülnek, az intézmény korszerű feltételeket biztosít a kutatómunkához.
5.) Milyen formában érhetők el az iratanyag kutatását lehetővé tévő levéltári segédletek?
1992-2016 között 23 nyomtatott kiadványa jelent meg az intézménynek, melyek zöme forráskiadványként, adattárként, ill. bizonyos esetekben konkrét levéltári segédletként (ld. fond- és állagjegyzék) segíti a levéltár állományának használatát, felfedezését.
A levéltár legfontosabb kutatási segédlete a már említett fond- és állagjegyzék (valójában a raktári egységek szintjén tájékoztató repertórium), melynek tartalma az intézmény honlapján is elérhető.
A gyakrabban keresett iratállományokhoz készült darabszintű lajstromok és mutatók kéziratos formában, a kutatóteremben használhatók.
A fondok és állagok adatai az egyházi levéltárak közös adatbázisában (arca.melte.hu) is szerepelnek (az egyes állományrészekre vonatkozó segédletek felsorolásával), ez a rendszer a nemzetközi levéltári szabványoknak is megfelelő megjelenést (adat-struktúrát), és közös keresőfelületet is biztosít a levéltár számára.
Értékelés, javaslatok: a jövőbeni kutatások szempontjából egyre nagyobb jelentősége lesz a digitális formában, lehetőleg adatbázis alapon működő levéltári segédleteknek és a nagyobb, közös kereső rendszereknek. A levéltár az elmúlt években ezen a területen is fejlődött, s a kiadványok és a kéziratos, helyi segédletek mellett ebben is előre lépett.
6.) Milyen kutatószolgálati nyilvántartásokat vezet a levéltár?
A kutatók nyilvántartására egy „Kutatási kérelem” elnevezésű nyomtatványt használnak, ezen rögzítik a kutatók személyes azonosító adatait (név, lakcím), ill. a kutatások tárgyát-évkörét. A levéltár igazgatója a kérelem alapján állítja ki a kutatási engedélyt (másolatukat ld. 4-5. sz. alatt mellékelve).
A kutatási esetek nyilvántartására a kutatónapló szolgál, melyet folyamatosan vezetnek. Ebben a kutatási eset sorszáma, dátuma mellett a kutató neve, a kutatási engedély száma és a kutatott iratanyag megnevezése (raktári egység megnevezésével), majd az iratok átvételét igazoló kutatói aláírás rovatai szerepelnek. A kutatónapló oldalainak alján összesítő rovatok is találhatók a mozgatott levéltári raktári egységekről. (Ld. 6. sz. alatt mellékelve.)
A kutatni kívánt anyagokról a kutatók kérőlapot töltenek ki, a kutatott iratok forgalma így kutatónként is jól áttekinthető (kiadás-átvétel aláírásával, dátumával). A digitális másolatok megrendelésére külön formanyomtatványokat alkalmaznak az anyakönyvi- és egyéb másolatok esetében. (Ld. 7-9. sz. alatt mellékelve.)
Értékelés, javaslatok: a gondosan vezetett nyilvántartások segítségével a kutatás teljes folyamata, a kutatók, a kutatási esetek, a kutatott témák és a használt levéltári anyagok egyaránt jól áttekinthetők. A látogatójegyek esetében a közlevéltárakban a Ltv. 22.§ (2-3) alapján a kutatók természetes személyazonosító adatait és lakcímét tartják nyilván kötelezően, ezen kívül egyéb adatszolgáltatás is kérhető, önkéntes jelleggel. A Debrecenben jelenleg használatos Kutatási kérelem ehhez képest nem tartalmazza a kutatók születési adatait és személyi azonosító okmányuk számát, a néven kívül csak lakcímet (állandó lakcím, v. postacím, telefonszám) kér. Amennyiben a kutatók biztonságosabb azonosítása fontos lehet, javasoljuk a személyazonosító adatok körének bővítését.
7.) Évente mennyi a regisztrált kutatók, a tényleges kutatási esetek és a megrendelt másolatok száma a levéltárban? Milyen tendenciát mutatnak ezek az adatok az elmúlt öt évben?
Az elmúlt öt évről a levéltár kutatói statisztikájából (Kulturális Statisztika) kapott adatok a következők:
Év: | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 |
Kutató (fő): | 161 | 156 | 113 | 84 | 150 |
Kutatási eset (db): |
552 | 561 | 390 | 214 | 486 |
Másolatok (db): |
232 | 360 | 298 | 244 | 434 |
Év | Kutató (fő) | Kutatási eset (db) | Másolatok (db) |
---|---|---|---|
2012 | 161 | 552 | 232 |
2013 | 156 | 561 | 360 |
2014 | 113 | 390 | 298 |
2015 | 84 | 214 | 244 |
2016 | 150 | 486 | 434 |
A kutatók létszáma évente általában meghaladja a 150-et, a kutatási esetek száma kb. 500-550 között mozog. Az elmúlt öt év fenti táblázatának adataiban a 2014-2015-ben tapasztalható eltérés, a forgalom csökkenésének oka a levéltár költözése volt, emiatt az állomány egy ideig csak korlátozottan volt kutatható-elérhető.
A kutatói statisztikában nem szerepel az írásos megkeresésre történő kutatás, a levéltár ilyen adatszolgáltatást is végez kb. havi 4-5 alkalommal.
Értékelés, javaslatok: a kutatási esetek száma alapján az intézmény hosszú távon is mindenképpen a legkutatottabb egyházi levéltárak közé sorolható, ahol a kutatók jelenléte-munkája folyamatos, és a kutatószolgálat komoly feladatot, rendszeres teendőket jelent a levéltár munkatársai számára.
8.) Biztosít-e valamilyen online kutatási lehetőséget a levéltár?
Az intézmény digitalizált anyakönyvi képfelvételei (a Tiszántúli Református Egyházkerület gyülekezeteinek 1895 előtti anyakönyvi anyaga) és a lelkészi adatbázis lokálisan kutatható a kutatóterem három számítógépén. Emellett 2017. június 1-jétől az egyik számítógépen elérhetővé vált a Magyar Nemzeti Levéltár anyakönyvi kutatói szolgáltatása (1895 előtti, magyarországi felekezeti anyakönyvek mikrofilm-felvételeinek digitalizált anyaga).
A jövőben tervezik a levéltár saját digitális képanyagainak (egyházkerületi anyakönyvek, diáknévsorok) online szolgáltatását is.
Értékelés, javaslatok: a levéltár az elmúlt években jelentős mennyiségű digitális tartalmat hozott létre, mely technikailag akár online is szolgáltatható. A források kiválasztása a kutatók körében meghatározó család- és helytörténeti érdeklődés figyelembevételével történt, a tartalom így minden bizonnyal a jövőben is nagy érdeklődésre tarthat számot. A távolból is elérhető e-kutatás szolgáltatás – az elmúlt évek tapasztalatai alapján – várhatóan jelentős mértékben megnövelné a kutatóforgalmat és a publikált források kutatásának intenzitását, s ugyanakkor csökkentené a helyben, a kutatószobában történő kutatások számát.
Az ellenőrzés fő témáján kívüli, egyéb közlendők-változások (az előző, 2013. évi szakfelügyelői jelentés óta)
A Debreceni Református Kollégium felújítási munkálatai, annak ütemezése miatt a levéltár 2014. júliusa és 2015. júniusa között három alkalommal volt kénytelen költözni. Végleges helyét a Füvészkert u. 2. szám alatti épület első emeletén 2015. nyarán foglalta el, az iratok rendezett, használható állapotban a helyükre kerültek, így 2015. szeptember elsején megnyitották a kutatószolgálatot.
Körülményeik lényegesen javultak: míg korábban a raktárak a DRK épületében szétszórtan helyezkedtek el, ma egy folyosóról nyílnak. A kutatószoba és a feldolgozó immár egymástól elkülönül, lehetőség nyílt igazgatói iroda kialakítására is. Modern klímarendszer került kiépítésre, és általában elmondható, hogy a levéltári rendeletnek minden szempontból megfelel az intézmény működése. Helyiségei: 2 iroda és 1 kutatószoba (70 m2). 3 raktár (I. 104 m2; II. 152 m2; III. 38 m2; Össz.: 294 m2 ). A raktárhelyiségek galériásak, 4,8 m hasznos belmagassággal
Értékelés, javaslatok: a levéltári raktárakra korábban jellemző széttagoltság és zsúfoltság megszűnt, a költözés az intézmény egyesítésének igényével, az egységes elhelyezés-kezelés jegyében történt. Az új épület korszerű feltételeket-körülményeket biztosít a levéltár működéséhez és a levéltárosok munkájához.
Az alábbi gombra kattintva letöltheti az eredeti szakfelügyelői jelentés szkennelt változatát.
LetöltésOnline kutatási rendszerünk 3 napig ingyen kipróbálható!
Köszönöm, most csak böngészek